歓迎会の案内メールで気を付ける事は?社内案内もビジネスマナーが大切!

歓迎会の案内メールは、ビジネスマナーを守って作成する必要がある場合もあります。

歓迎会の案内メールで気を付ける事は、歓迎会の案内文例などにつきまして紹介します。

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歓迎会の案内メールで気を付ける事

歓迎会 案内メール
歓迎会は、会社や学校などで開催される機会が多く、新しいメンバーが会社や学校で新生活をスタートする上で必要なものです。

色々な歓迎会がありますので、歓迎会の種類により案内文も異なってきます。

歓迎会の案内を出す時にも、それぞれの歓迎会にどのような内容を文面に盛り込めば良いのか、また気を付ける事は何かをチェックすることが必要になります。

会社の場合は、まず新入社員の歓迎会があります。新入社員歓迎会の案内をメールで出す場合は、件名、宛先、会場案内、会費の説明、出欠の確認、差出人の連絡先などが、案内文の構成要件になります。この構成は、他の歓迎会の案内文でも同じですが、より重要な歓迎会では、件名や宛先、挨拶文などの書き方を、丁寧な形に変更することが必要になります。

会社では新入社員の歓迎会の他に、人事異動による部署の異動の歓迎会がありますが、この場合は重要な職位の人が歓迎の対象になるケースも含まれます。そのような時は、歓迎会が会社や部門の重要な儀式として行われますが、歓迎会の案内も、はがきにするのかメールにするのかも、より慎重に会社の慣習やルールを確認した上で決定する必要があります。

従来は案内状をはがきで出すことが常識でしたが、最近はインターネットが普及してメールで案内状を起こることが当たり前の状況になっています。

メールは、無料で全員に送付できますし、返信をする方も容易に出来ます。また、会場の地図をURLで確認してもらえるなど、はがきでは出来ない機能が活用できますので、非常に便利になっています。インターネットで出欠の確認が出来るサービスもあり、参加者を早く確定するには有効な手段です。

歓迎会の案内文を出す場合に気を付ける事は、まず誤送信をしないことで、宛先のメールアドレスに間違いがないかを入念に確認して送信することが重要です。

次に、開催の日時の間違いにも注意を払う必要があります。前に使用した案内文をコピーして、日時を変更せずに使ってしまうミスはよくありますので、気を付けたいことです。

歓迎会の案内文例

ここでは、歓迎会の案内文例を紹介して行きます。コピペで案内文のレイアウトをして頂ければすぐに使えて便利ですよ!

1.新入社員歓迎会の案内文例

件名:2015年度新入社員歓迎会開催のお知らせ
本文:日付 平成◇◇年◇◇月◇◇日
宛先 営業部 各位
案内文
桜花の候、今年度も多くの新入社員の仲間を迎える時期となりました。新しい仲間を歓迎するために、下記の要領で歓迎会を開催したいと思います。皆様、お忙しいとは思いますが、万障繰り合わせの上、ご出席くださるようにお願い致します。

① 日時:△月△日(△曜日)△時より△時までの予定
② 場所:△△△△(下記のURLを参照)
http://www.○○○.○○○/  tel○○-○○○○-○○○○
③ 会費:男性5,000円、女性3,000円
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
出欠は、このメールの返信で連絡願います。会費は後日集金の予定です。
(出欠記入欄)
該当する方を○で囲んでください。
出席 ・ 欠席
(お名前記入欄)
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
(幹事)
営業部営業一課 山田一郎(内線△△△△)
E-mail:○○@○○.○○
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

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2.異動による転入歓迎会の案内文

件名:歓迎会のご案内
本文:本文:日付 平成◇◇年◇◇月◇◇日
宛先:営業部 各位
差出人:幹事 営業部営業二課 海野二郎(内線△△△△)
案内文:
毎日のお仕事、お疲れさまでございます。このたび、△月△日付をもちまして、△△部より◇◇課長が着任されることになりました。つきましては、新しく着任されます◇◇課長を歓迎する会を下記の要領で執り行いたいと思いますので、皆様、万障繰り合わせの上、是非ご参加くださいますようにお願い致します。

① 日時:△月△日(△曜日)△時~
② 場所:△△△△(下記のURLを参照)
http://www.○○○.○○○/  tel○○-○○○○-○○○○
③ 会費:男性7,000円、女性5,000円
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
恐れ入りますが、△月△日までに下記の出欠記入欄に記入の上、出欠をこのメールの返信で営業二課の海野までご連絡願います。会費は後日集金をさせて頂きますのでよろしくお願い致します。
(出欠記入欄)
該当する方を○で囲んでください。
出席 ・ 欠席
(お名前記入欄)
所属(         )
氏名(         )
内線(         )

新入社員歓迎会2013余興

体験談

歓迎会は、転職の回数が多いこともあり、何度も経験しております。また、歓迎会の司会や進行も多く経験しております。

新しく入社した人や、異動で新しい仲間になった人は、会社や職場に溶け込めるかどうかの重要な会になりますので、日時や段取りを間違わないことと、出来るだけ参加者が多くなるように手配することが重要です。

まとめ

案内メール 歓迎会
歓迎会は、新しく仲間になる人も、迎え入れる職場の人も、まだ不慣れであるので、どことなくぎこちない雰囲気になりがちです。

案内文は、会社の場合はもちろんビジネスマナーを守ったメール文は必要ですが、極力気軽に参加しやすいような文面を考える事と、出来るだけお互いが親しく会話の出来る場所を設定して、早く新入の人が新しい職場に溶け込めるように配慮することが必要です。

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